企业内部信息系统

企业内部信息系统包括事务处理系统、办公自动化系统、知识运用系统、管理信息系统、决策咨询系统五大块。

事务处理系统,就是针对管理中的具体事务如财务、销售、库存等来辅助管理人员将所发生的数据进行记录、传票、记账、统计和分类,并制成报表等活动,为经营决策提供有效信息。事务处理系统是服务于组织管理层中最低层、最基础的信息系统,这些系统通常是一种分离式单独处理某一项事务的系统,如账务处理系统、工资管理系统、物资进出库管理系统、合同管理系统等,各个单独的系统之间不存在交流、共享等联系,事务管理系统的主要功能就是对企业管理中日常事务所发生的数据进行输入、处理和输出。事务管理系统是信息系统发展的最初级形式,是其它类型信息系统的信息产生器。

办公自动化就是以先进的科学技术为基础,利用有关的办公自动化设备协助办公人员管理各项办公信息。主要利用信息资源,提高办公效率和办公质量,是一个集文字、数据、语言图像为一体的综合性、跨学科的人机信息处理系统。作为企业的一类信息系统,办公自动化应包括以下几个部分:

1.计算机设备。

办公自动化系统通常是一个局域网系统,它由主机系统连接各处室的端以及远地工作站、远程终端,终端是安置在各办公室内供工作人员操作使用的,一般情况下系统都会为用户提供一个界面,用户可以在自己的权限内处理各类相关事务。

2.办公设备。

包括电话机、传真机、电传机、复印机、轻印刷设备等。

3.数据通信及网络设备。

能连接各远程接点,便于快速处理各类数据、信息,有利于上传下达。

4.软件系统。

包括系统软件、专用软件和支持软件。

办公自动化能准确、及时地为有关办公人员提供信息服务,改善办公环境,提高办公效率。其主要功能为:事务处理,信息管理和辅助决策三大项。事务处理主要是处理办公室各类日常事务如发送通知,草拟文件,打字复印数据汇总等,这些事务由专门的软件来完成比交给文书要快得多,省得多。信息管理主要是对信息收集、加工、交流、存取、提供、分析判断、应用和反馈,用办公自动化来完成可获得准确快捷、及时、优质的功效。辅助决策的办公自动化系统又称为决策型办公系统,它以管理办公系统提供的大量信息为决策工作的基础建立起许多能综合分析,预测发展,判断利弊的计算机可运行的决策模型,根据原始数据信息,自动作出符合实际的决策方案。

知识运用系统是一个人机信息系统。与办公自动化系统不同的是,知识运用系统是一个十分专业化的信息系统,它的建立和使用主要是特定领域的知识,只有具备了相关专业知识的专业人员才会使用它。在企业确定了开发某一新产品之后,设计人员就要开始收集,检查大量的资料,包括与新产品相关的专业领域的知识、企业内外部的各种信息等,耗费大量的时间、精力和金钱查阅资料、会计计算、图纸绘制和模型构造,在运用了知识运用系统后,效率很快提高。

信息管理系统是建立在事务处理基础之上,引进大量管理方法实现对企业整体信息的处理,并利用信息进行预测、控制、计划,辅助企业全面管理的信息系统,管理信息系统的体系结构是由一个企业完成不同职能的各个子系统按逻辑方式组合而成的。所谓的逻辑方式的组合,与按企业现行组织机构进行联合的方式不同,它必须事先对各职能系统的数据进行分析和综合,根据不同管理层次的信息需求,建立公共数据库,各子系统的费用数据文件,以及根据各子系统处理信息工作的需要,建立公共模型及公用程序和各子系统的专用程序。管理信息系统的主要功能首先是完成事务处理系统的功能,但与事务处理系统不同的是,管理信息系统是将后者的各个子系统作为它的一部分进行整体开发。信息管理系统最主要功能是支持管理控制层的中级管理人员对生产经营活动进行分析、控制、计划和预测。所以管理信息系统管理控制的数据由两部分组成:一是由TPS所提供的数据;二是各种计划、标准预算及成本指标等。

决策咨询系统是在管理决策科学的发展过程中产生的。随着人们对决策过程的认识规律的不断深化,出现了属于运筹学、管理科学范围内的一些定量分析与优化的方法和模型,可用于解决半结构化管理决策领域的问题,人们迫切地希望有一种辅助工具能进行大量信息处理和复杂模型求解,支持决策过程的各个阶段,以提高决策水平和管理水平。而后,计算机技术的迅猛发展促使了辅助人们解决半结构化管理问题的信息系统的产生,从决策过程来看,决策咨询系统主要具备下列功能:

(1)及时提供与决策有关的各种信息;

(2)存储,构造并提供与决策问题相关的各种模型和求解方法;

(3)对已有的信息、模型进行组织、维护和管理;

(4)灵活地运用模型与方法对决策问题进行综合分析,提出候选方案及其评价;

(5)提供方便、灵活的人机交互界面,如自然语言、图形、文字等。

如今决策咨询系统在原有的基础上有了新的发展,发展后的决策咨询系统支持的是范围更广、更多变,适合经理个人直接使用,不需要或需要很少的培训,界面友好。它是一种面向组织领导,能支持领导的管理工作,为他们提高效率和改善有效性的信息系统。它是一种服务于组织战略层的信息系统,具有先进的国家工具以及通用的计算能力和通信环境,能根据组织内外部的综合数据,帮助高层经理监控组织的运作状况,跟踪竞争对手及其外部环境的变化活动,面对一系列变化的问题,制定决策,寻找并预测未来。

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